eSubmission, eCTD, SPOR und Serialisierung: Was Pharmazeutische Unternehmer jetzt beachten müssen

08.05.2018 | Dr. Stefan Leyers
Leyers

Dr. Stefan Leyers
Associate Director Regulatory Affairs

Beim Thema „eRegulatory Affairs“ stehen einige wichtige Fristen vor der Tür: Die elektronische Kommunikation mit Zulassungsbehörden wird bei Zulassungsverfahren und Änderungsanzeigen verpflichtend. Für pharmazeutische Unternehmer, die noch auf klassische Einreich-Wege wie Papier oder nicht-eCTD-basierte Methoden setzen, drängt jetzt die Zeit. Die wichtigsten Neuerungen.

Regulatorische Einreichungen nur noch per eCTD

Stichtage für nationale Zulassungen: 01.07.2018 (Neueinreichung), 01.01.2019 (alle regulatorischen Einreichungen)

Laut eSubmission Roadmap der HMA (Heads of Medicines Agency) sind ab dem 1. Januar 2019 alle regulatorischen Einreichungen im eCTD-Format vorzunehmen [1]. Das gilt ab diesem Zeitpunkt auch für rein nationale Verfahren, weshalb sich Pharmazeutische Unternehmer (pU) darauf vorbereiten sollten.

Für die Nutzung der eCTDs und die Einreichung per Portal sind im Vorhinein vorbereitende Schritte nötig.

Das eCTD-Format ist die elektronische Version des CTD-Formats (Common Technical Document). In Zukunft soll die Einreichung regulatorischer Informationen durch die Nutzung dieses Formats sowie die Nutzung eines zentralen Einreichungspunktes (CESSP, Common European Single Submission Portal) [2] harmonisiert und vereinfacht werden. Gleichzeitig erleichtert das länderübergreifend einheitliche Format die Verarbeitung durch die Behörden. Auf die einmal eingegebenen Daten eines eCTD wird im weiteren Lebenszyklus des Arzneimittels immer wieder zurückgegriffen. Positiv an der Umstellung ist, dass – zumindest nach Aussage der EMA – mit einer Beschleunigung der Einreichungsverfahren und eine höheren Transparenz für die Behörden zu rechnen ist [1].

Wie erwähnt gilt die Roadmap für Einreichungen regulatorischer Informationen für zentrale, dezentrale und ab Januar 2019 dann auch vollständig für rein nationale Zulassungen. Ab 01.07.18 müssen bereits alle Neuanträge im nationalen Verfahren verpflichtend im eCTD eingereicht werden. Für EU-Prozesse besteht diese Verpflichtung bereits seit Anfang 2018.

Nachdem der Umgang mit der verpflichtenden Nutzung des eCTD bei homöopathischen und traditionell-pflanzlichen Registrierungen lange unklar war, heißt es nun im aktuellen Entwurf der neuen AMG E-Verfahrensverordnung (AMG E-VVO), dass die eSubmission roadmap in Deutschland auch für diese Produktgruppen gelten soll. Abzuwarten bleibt, ob dies auch so umgesetzt wird. Pharmazeutische Unternehmer von solchen Arzneimitteln sollten sich allerdings rechtzeitig vorbereiten.

Allein Standardzulassungen und Re-Importe sollen zunächst noch nicht von der eSubmission roadmap betroffen sein.

SPOR-Datenbank für elektronische Antragsformulare

Stichtag: 15.10.2018

Im Dezember 2017 wurden die ersten beiden Datenbanken von SPOR „live“ geschaltet. Mit dem SPOR (Substance, Product, Organisation, Referential)-Datenbank-Projekt werden die internationalen ISO IDMP Standards in der EU umgesetzt. Die Datenbanken gliedern sich in Substances (SMS), Products (PMS), Organisations (OMS) und Referentials (RMS) Management Services [4]. Freigeschaltet – und für Unternehmen der Pharmazeutischen Industrie bereits vorausgefüllt – sind seit Dezember 2017 die Teile O und R:

  • „Organisations Management Service (OMS) - data comprising organisation name and location address, for organisations such as marketing authorisation holders, sponsors, regulatory authorities and manufacturers;
  • Referentials Management Service (RMS) - lists of terms (controlled vocabularies) to describe attributes of products, e.g. lists of dosage forms, units of measurement and routes of administration” [5]

Die EMA lädt Pharmazeutische Unternehmer ein, sich auf der SPOR-Plattform zu registrieren, um ihre bereits voreingestellten Daten nötigenfalls manuell korrigieren oder verifizieren zu können [6]. Anschließend werden die Daten automatisch ins elektronische Antragsformular übernommen und müssen nicht wiederholt eingegeben werden.Noch ist unklar, ab wann die Nutzung von SPOR verpflichtend wird. Pharmazeutische Unternehmer sollten sich aber am Besten schon jetzt bei SPOR anmelden und Ihre Daten verifizieren.

EU-Fälschungsschutzrichtlinie tritt in Kraft

Stichtag: 30.06.2018 bzw. 30.09.2018

Die EU-Fälschungsschutzrichtlinie [8] tritt am 9. Februar 2019, also bereits in weniger als einem Jahr, in Kraft: Ab diesem Zeitpunkt müssen verschreibungspflichtige und einige nicht-verschreibungspflichtige Humanarzneimittel mit zusätzlichen Sicherheitsmerkmalen und einer Vorrichtung zur Detektion einer möglichen Manipulation versehen sein. Die Richtlinie soll vor gefälschten Arzneimitteln in der Lieferkette schützen.

Pharmazeutische Unternehmer, die verifizierungspflichtige Arzneimittel im Portfolio haben, müssen alle entsprechenden Packungsdaten an die Datenbanken des „nationalen Datenspeichers“ (in Deutschland: securPharm e.V.) oder der „europäischen Datendrehscheibe“ (European Medicines Verification Organisation, EMVO) übermitteln. Beide Organisationen haben nun Anmeldefristen für pharmazeutische Unternehmen veröffentlicht: Bei der EMVO können Unternehmen sich noch bis Ende Juni registrieren [9], securPharm bietet eine Frist bis zum 30. September [10]. Die Einhaltung dieser Stichtage garantiert eine fristgerechte Anbindung an das System.

Auf der Verpackung umzusetzen ist die Serialisierung unter anderem durch das Aufbringen eines 2D-Barcodes („Unique identifier“) und einer Vorrichtung gegen Manipulation („anti-tampering device“). Die EMA bzw. das CMDh haben dafür Hinweise veröffentlicht [11, 12]. Auch das BfArM macht in seinem Internetauftritt auf die Fälschungsschutzrichtlinie aufmerksam [13].

Zur Umsetzung wurde vor knapp drei Jahren ein neues QRD-Template veröffentlicht, an das Produktinformationen bis zum Stichtag anzugleichen sind. Auch wenn die meisten nicht verschreibungspflichtigen Arzneimittel keinen 2D-Barcode benötigen, sind die entsprechenden Produktinformationstexte an das neue QRD-Template anzupassen. Das Q&A-Paper des CMDh zu Variations führt hierzu aus:

„Question 2.11. b.:      How can I update my product information according to updates in line with the QRD template?

Answer (Human):  It is recommended to implement the updates in line with the QRD template as soon as possible, but no later than 2 years following the publication date of the QRD template for medicinal products with regulatory activity and no later than 3 years for medicinal products with no regulatory activity unless otherwise specified in the implementation plan for the revised QRD templates.” [14]

Die Einreichung der neuen Produktinformation sollte also im Rahmen einer anderen anstehenden Änderung der Produktinformation (z.B. Renewal oder Variation) geschehen oder, wenn keine Änderung ansteht, als Variation, Artikel 61(3)-Notifizierung oder Änderungsanzeige eingereicht werden. Die letzten beiden Optionen sind nur möglich, wenn die Fach- und Gebrauchsinformationen (wie im Fall der Serialisierung) nicht betroffen sind [15].

Die Zeit drängt

Wir unterstützen Sie gerne bei der Klärung, ob und wie die neuen Vorgaben im Einzelfall implementiert werden müssen sowie bei der praktischen Umsetzung der erforderlichen Änderungen – bei der Erstellung Ihres eCTD ebenso wie bei der Frage, ob eine Baseline-Einreichung notwendig ist, bei der Vorbereitung auf die Fälschungsrichtlinie und bei allen anderen Fragen rund um eRegulatory Affairs. Sprechen Sie uns an!

 

Literatur:

  1. European Medicines Agency. eSubmission Roadmap. Available at:
    http://esubmission.ema.europa.eu/tiges/docs/eSubmission%20Roadmap%20final%20v2.0.pdf
  2. European Medicines Agency. The Common European Single Submission Portal (CESSP). Available at: http://esubmission.ema.europa.eu/cessp/CESSP%20essentials.pdf
  3. European Medicines Agency. Q&A on how to handle ongoing procedures in relation to mandatory eCTD format for all EU submissions form 1 January 2018. Available at: http://esubmission.ema.europa.eu/tiges/docs/Q%20and%20A%20for%20eSubmission%20Roadmap%20eCTD%20mandatory%20for%20MRP_draft%20for%20CMDh%20Dec_Clean.docx Accessed March 27, 2018.
  4. European Medicines Agency. Substance, product, organisation and referential (SPOR) master data. Available at: http://www.ema.europa.eu/ema/index.jsp?curl=pages/regulation/general/general_content_000645.jsp
  5. European Medicines Agency. Referentials and organisations management services. Available at: http://www.ema.europa.eu/ema/index.jsp?curl=pages/regulation/general/general_content_001821.jsp&mid=WC0b01ac0580b84bd4 Accessed March 27, 2018.
  6. European Medicines Agency. SPOR data management services. Available at: https://spor.ema.europa.eu/sporwi/
  7. European Medicines Agency. EU Electronic Application Forms. Available at: http://esubmission.ema.europa.eu/eaf/index.html
  8. Europäische Kommission. DELEGIERTE VERORDNUNG (EU) 2016/161 DER KOMMISSION vom 2. Oktober 2015 zur Ergänzung der Richtlinie 2001/83/EG des Europäischen Parlaments und des Rates durch die Festlegung genauer Bestimmungen über die Sicherheitsmerkmale auf der Verpackung von Humanarzneimitteln. Available at: http://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/HTML/?uri=CELEX:32016R0161&from=EN
  9. EMVO Announcement. Available at: https://emvo-medicines.eu/news/announcement-last-opportunity-for-a-timely-on-boarding/
  10. securPharm. Pressemeldung. Available at: http://www.securpharm.de/presse/pressemitteilungen.html
  11. European Medicines Agency. Falsified medicines. Available at: http://www.ema.europa.eu/ema/index.jsp?curl=pages/special_topics/general/general_content_000186.jsp&mid=WC0b01ac058002d4e8
  12. Coordination Group for Mutual Recognition and Decentralised Procedures – Human. Implementation plan for the introduction of the safety features on the packaging of nationally authorised medicinal products for human use. Available at: http://www.hma.eu/fileadmin/dateien/Human_Medicines/CMD_h_/Falsified_Medicines/CMDh_345_2016_Rev00_02_2016_1.pdf
  13. Bundesinstitut für Arzneimittel und Medizinprodukte. Fälschungsschutzrichtlinie. Available at: https://www.bfarm.de/DE/Arzneimittel/Arzneimittelzulassung/Folgeverfahren/aenderung/Faelschungsrichtlinie/_artikel.html
  14. Coordination Group for Mutual Recognition and Decentralised Procedures – Human. Q&A – List for the submission of variations according to Commission Regulation (EC) 1234/2008. Available at: http://www.hma.eu/fileadmin/dateien/Human_Medicines/CMD_h_/Questions_Answers/CMDh_132_2009_Rev49_01_2018_clean.pdf
  15. European Medicines Agency. Implementation plan for the introduction of the safety features on the packaging of centrally authorised medicinal products for human use. Available at: http://www.ema.europa.eu/docs/en_GB/document_library/Other/2016/02/WC500201413.pdf
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