eSubmission, eCTD, SPOR und Serialisierung: Was Pharmazeutische Unternehmer jetzt beachten müssen

16.04.2018 | Dr. Stefan Leyers
Leyers

Dr. Stefan Leyers
Associate Director Regulatory Affairs

Beim Thema „eRegulatory Affairs“ stehen einige wichtige Fristen vor der Tür: Die elektronische Kommunikation mit Zulassungsbehörden wird bei Zulassungsverfahren und Änderungsanzeigen verpflichtend. Für pharmazeutische Unternehmer, die noch auf klassische Einreich-Wege wie Papier oder nicht-eCTD-basierte Methoden setzen, drängt jetzt die Zeit. Die wichtigsten Neuerungen.

Regulatorische Einreichungen nur noch per eCTD

Stichtage für nationale Zulasssungen: 01.07.2018 (Neueinreichung), 01.01.2019 (alle Einreichungen)

Laut eSubmission Roadmap der HMA (Heads of Medicines Agency) sind ab dem 1. Januar 2019 alle regulatorischen Einreichungen im eCTD-Format vorzunehmen [1]. Das gilt ab diesem Zeitpunkt auch für rein nationale Verfahren, weshalb sich Pharmazeutische Unternehmer (pU) darauf vorbereiten sollten.

Für die Nutzung der eCTDs und die Einreichung per Portal sind im Vorhinein vorbereitende Schritte nötig.

Das eCTD-Format ist die elektronische Version des CTD-Formats (Common Technical Document). In Zukunft soll die Einreichung regulatorischer Informationen durch die Nutzung dieses Formats sowie die Nutzung eines zentralen Einreichungspunktes (CESSP, Common European Single Submission Portal) [2] harmonisiert und vereinfacht werden. Gleichzeitig erleichtert das länderübergreifend einheitliche Format die Verarbeitung durch die Behörden. Auf die einmal eingegebenen Daten eines eCTD wird im weiteren Lebenszyklus des Arzneimittels immer wieder zurückgegriffen. Positiv an der Umstellung ist, dass – zumindest nach Aussage der EMA – mit einer Beschleunigung der Einreichungsverfahren und eine höheren Transparenz für die Behörden zu rechnen ist [1].

Wie erwähnt gilt die Roadmap für Einreichungen regulatorischer Informationen für zentrale, dezentrale und ab Januar 2019 dann auch vollständig für rein nationale Zulassungen. Ab 01.07.18 müssen bereits alle Neuanträge im nationalen Verfahren verpflichtend im eCTD eingereicht werden. Für EU-Prozesse besteht diese Verpflichtung bereits seit Anfang 2018.

Unklar ist laut eines Q&A-Papers der EMA noch der Umgang mit der verpflichtenden Nutzung des eCTD bei homöopathischen und traditionell-pflanzlichen Registrierungen:

“As for registrations according to article 14 or 16a of Directive 2001/83/EC (simplified registration procedure either for homeopathic medicinal products or traditional herbal medicinal products), the time lines of the eSubmission Roadmap are considered optional. Please refer to regional guidance of the member states.”[3]

Das BfArM hat sich bislang allerdings noch nicht abschließend geäußert, wie mit den genannten homöopathischen und traditionell-pflanzlichen Registrierungen verfahren werden soll. Die AMG-Einreichungsverordnung, die zeitnah erscheinen soll, wird die neuen Regelungen zu Homöopathika und Traditionals darlegen. Hingegen müssen beispielsweise Well Established Use (WEU)-basierte Präparate ab dem 01.01.2019 vollständig auf das eCTD-Format umgestellt sein.

SPOR-Datenbank für elektronische Antragsformulare

Stichtag: 15.10.2018

Im Dezember 2017 wurden die ersten beiden Datenbanken von SPOR „live“ geschaltet. Mit dem SPOR (Substance, Product, Organisation, Referential)-Datenbank-Projekt werden die internationalen ISO IDMP Standards in der EU umgesetzt. Die Datenbanken gliedern sich in Substances (SMS), Products (PMS), Organisations (OMS) und Referentials (RMS) Management Services [4]. Freigeschaltet – und für Unternehmen der Pharmazeutischen Industrie bereits vorausgefüllt – sind seit Dezember 2017 die Teile O und R:

  • „Organisations Management Service (OMS) - data comprising organisation name and location address, for organisations such as marketing authorisation holders, sponsors, regulatory authorities and manufacturers;
  • Referentials Management Service (RMS) - lists of terms (controlled vocabularies) to describe attributes of products, e.g. lists of dosage forms, units of measurement and routes of administration” [5]

Die EMA lädt Pharmazeutische Unternehmer ein, sich auf der SPOR-Plattform zu registrieren, um ihre bereits voreingestellten Daten nötigenfalls manuell korrigieren oder verifizieren zu können [6]. Anschließend werden die Daten automatisch ins elektronische Antragsformular übernommen und müssen nicht wiederholt eingegeben werden. Laut momentaner Roadmap soll die Nutzung von SPOR für Variations und Neuanträgen ab Oktober 2018 verpflichtend werden [1, 7]. Pharmazeutische Unternehmer sollten sich daher unbedingt schon jetzt bei SPOR anmelden und Ihre Daten verifizieren.

EU-Fälschungsschutzrichtlinie tritt in Kraft

Stichtag: 09.02.2019

Die EU-Fälschungsschutzrichtlinie[8] tritt am 9. Februar 2019, also bereits in weniger als einem Jahr, in Kraft: Ab diesem Zeitpunkt müssen verschreibungspflichtige und einige nicht-verschreibungspflichtige Humanarzneimittel mit zusätzlichen Sicherheitsmerkmalen und einer Vorrichtung zur Detektion einer möglichen Manipulation versehen sein. Die Richtlinie soll vor gefälschten Arzneimitteln in der Lieferkette schützen.

Pharmazeutische Unternehmer, die verifizierungspflichtige Arzneimittel im Portfolio haben, müssen alle entsprechenden Packungsdaten an die Datenbanken des „nationalen Datenspeichers“ (in Deutschland: ACS PharmaProtect) oder der „europäischen Datendrehscheibe“ (European Medicines Verification Organisation, EMVO) übermitteln.

Auf der Verpackung umzusetzen ist die Serialisierung unter anderem durch das Aufbringen eines 2D-Barcodes („Unique identifier“) und einer Vorrichtung gegen Manipulation („anti-tampering device“). Die EMA bzw. das CMDh haben dafür Hinweise veröffentlicht [9, 10]. Auch das BfArM macht in seinem Internetauftritt auf die Fälschungsschutzrichtlinie aufmerksam [11].

Zur Umsetzung wurde vor knapp drei Jahren ein neues QRD-Template veröffentlicht, an das Produktinformationen bis zum Stichtag anzugleichen sind. Auch wenn die meisten nicht verschreibungspflichtigen Arzneimittel keinen 2D-Barcode benötigen, sind die entsprechenden Produktinformationstexte an das neue QRD-Template anzupassen. Das Q&A-Paper des CMDh zu Variations führt hierzu aus:

„Question 2.11. b.: How can I update my product information according to updates in line with the QRD template?

Answer (Human): It is recommended to implement the updates in line with the QRD template as soon as possible, but no later than 2 years following the publication date of the QRD template for medicinal products with regulatory activity and no later than 3 years for medicinal products with no regulatory activity unless otherwise specified in the implementation plan for the revised QRD templates.” [12]

Die Einreichung der neuen Produktinformation sollte also im Rahmen einer anderen anstehenden Änderung der Produktinformation (z.B. Renewal oder Variation) geschehen oder, wenn keine Änderung ansteht, als Variation, Artikel 61(3)-Notifizierung oder Änderungsanzeige eingereicht werden. Die letzten beiden Optionen sind nur möglich, wenn die Fach- und Gebrauchsinformationen (wie im Fall der Serialisierung) nicht betroffen sind [13].

Die Zeit drängt

Wir unterstützen Sie gerne bei der Klärung, ob und wie die neuen Vorgaben im Einzelfall implementiert werden müssen sowie bei der praktischen Umsetzung der erforderlichen Änderungen – bei der Erstellung Ihres eCTD ebenso wie bei der Frage, ob eine Baseline-Einreichung notwendig ist, bei der Vorbereitung auf die Fälschungsrichtlinie und bei allen anderen Fragen rund um eRegulatory Affairs. Sprechen Sie uns an!

 

Literatur:

  1. European Medicines Agency. eSubmission Roadmap.
    http://esubmission.ema.europa.eu/tiges/docs/eSubmission%20Roadmap%20final%20v2.0.pdf
  2. European Medicines Agency. The Common European Single Submission Portal (CESSP).
    http://esubmission.ema.europa.eu/cessp/CESSP%20essentials.pdf
  3. European Medicines Agency. Q&A on how to handle ongoing procedures in relation to mandatory eCTD format for all EU submissions form 1 January 2018.
    http://esubmission.ema.europa.eu/tiges/docs/Q%20and%20A%20for%20eSubmission%20Roadmap%20eCTD%20mandatory%20for%20MRP_draft%20for%20CMDh%20Dec_Clean.docx
  4. European Medicines Agency. Substance, product, organisation and referential (SPOR) master data.
    http://www.ema.europa.eu/ema/index.jsp?curl=pages/regulation/general/general_content_000645.jsp
  5. European Medicines Agency. Referentials and organisations management services.
    http://www.ema.europa.eu/ema/index.jsp?curl=pages/regulation/general/general_content_001821.jsp&mid=WC0b01ac0580b84bd4
  6. European Medicines Agency. SPOR data management services.
    https://spor.ema.europa.eu/sporwi/
  7. European Medicines Agency. EU Electronic Application Forms.
    http://esubmission.ema.europa.eu/eaf/index.html
  8. Europäische Kommission. DELEGIERTE VERORDNUNG (EU) 2016/161 DER KOMMISSION vom 2. Oktober 2015 zur Ergänzung der Richtlinie 2001/83/EG des Europäischen Parlaments und des Rates durch die Festlegung genauer Bestimmungen über die Sicherheitsmerkmale auf der Verpackung von Humanarzneimitteln.
    http://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/HTML/?uri=CELEX:32016R0161&from=EN
  9. European Medicines Agency. Falsified medicines.
    http://www.ema.europa.eu/ema/index.jsp?curl=pages/special_topics/general/general_content_000186.jsp&mid=WC0b01ac058002d4e8
  10. Coordination Group for Mutual Recognition and Decentralised Procedures – Human. Implementation plan for the introduction of the safety features on the packaging of nationally authorised medicinal products for human use.
    http://www.hma.eu/fileadmin/dateien/Human_Medicines/CMD_h_/Falsified_Medicines/CMDh_345_2016_Rev00_02_2016_1.pdf
  11. Bundesinstitut für Arzneimittel und Medizinprodukte. Fälschungsschutzrichtlinie.
    https://www.bfarm.de/DE/Arzneimittel/Arzneimittelzulassung/Folgeverfahren/aenderung/Faelschungsrichtlinie/_artikel.html
  12. Coordination Group for Mutual Recognition and Decentralised Procedures – Human. Q&A – List for the submission of variations according to Commission Regulation (EC) 1234/2008.
    http://www.hma.eu/fileadmin/dateien/Human_Medicines/CMD_h_/Questions_Answers/CMDh_132_2009_Rev49_01_2018_clean.pdf
  13. European Medicines Agency. Implementation plan for the introduction of the safety features on the packaging of centrally authorised medicinal products for human use.
    http://www.ema.europa.eu/docs/en_GB/document_library/Other/2016/02/WC500201413.pdf
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